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Titolo I - Principi Fondamentali

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Art. 1: FUNZIONE DELL’ARCHIVIO
Ai sensi degli artt.42, 122, 123, 124, 127 del D. Lgs. 22.01.2004 nr. 42 , l’Amministrazione del Comune di Poggiardo (Le) individua, nell’archivio, una funzione essenziale per garantire la certezza, la semplificazione e la trasparenza dell’agire amministrativo, il reperimento di informazioni affidabili sotto il profilo giuridico, la tutela della memoria storica dell’ente e il diritto di tutti i cittadini all’accesso all’informazione, alla formazione permanente ed allo sviluppo della conoscenza.


Art. 2: DEFINIZIONE
Dicesi 'archivio' il complesso degli atti, dei documenti e dei dati dell’ente indipendentemente dal supporto su cui sono registrati – prodotti, ricevuti, comunque utilizzati, al fine dello svolgimento dell’attività amministrativa, anche strutturati in banche dati o sistemi informativi.
L’archivio fa parte del più ampio sistema documentario dell’Ente, che comprende tutte le risorse informative acquisite, trattate e messe a disposizione. I documenti e i dati archivistici, per le loro caratteristiche di autenticità, affidabilità, e interdipendenza, seguono, nella loro formazione, naturale sedimentazione e durata conservazione, i principi della disciplina archivistica, a differenza dei documenti e dei dati di altra natura, che possono avere modalità di formazione, trattamento, reperimento e conservazione diverse.
Le informazioni, relative al sistema di gestione informatica dei documenti e dei flussi documentali, comprensive delle funzionalità di ricerca, costituiscono parte integrante dell’archivio.
Fanno parte del patrimonio archivistico anche gli archivi ed i documenti acquisiti per dono, deposito, acquisto o a qualsiasi altro titolo.


Art. 3: NATURA DELL’ARCHIVIO
Gli archivi ed i singoli documenti dell’ente, di cui all’art. 2, sono beni archivistici; obbediscono, pertanto, alle disposizioni legislative in materia di beni culturali di cui al D. Lgs. 22.01.2004 nr. 42 e sono assoggettati al regime proprio del demanio pubblico.


Art. 4: SERVIZIO ARCHIVISTICO

Dicesi 'servizio archivistico' l’insieme delle attività, delle competenze, delle risorse e dei beni strumentali, volto ad assicurare gli adempimenti, previsti in ambito archivistico dalla normativa vigente.
Il servizio archivistico ha valenza interna, come supporto all’attività amministrativa, e una valenza esterna, come servizio pubblico di accesso alla documentazione, sia per fini amministrativi, sia per fini storici e culturali.


Art. 5: UNICITA’ DELL’ARCHIVIO

L’archivio, inteso sia come patrimonio documentario sia come servizio, è da considerarsi come unico, pur nella distinzione della fase di vita dei documenti, nonché della loro valenza giuridica e storica, indipendentemente dalle soluzioni organizzative.


Art. 6: CONSERVAZIONE

L’archivio non può essere smembrato a qualsiasi titolo e deve essere conservato nella sua organicità. Il trasferimento di complessi organici di documentazione a soggetti diversi dell’Amministrazione è subordinato ad autorizzazione del soprintendente, così come lo scarto dei documenti.
L’archivio di deposito e l’archivio storico non possono essere rimossi senza autorizzazione del Soprintendente.


Art. 7: CONSULTABILITÀ
I documenti conservati nell’Archivio Comunale sono liberamente consultabili, ad eccezione di quelli contenenti dati idonei a rivelare lo stato di salute, la vita sessuale o rapporti riservati di tipo familiare, secondo le disposizioni di cui al D. Lgs. 22.01.2004 nr. 42.
Il trattamento di dati personali, da parte dell’archivista e degli utenti, è regolato dal codice di deontologia e di buona condotta, emanato dal garante per la protezione dei dati personali.
La consultazione a scopi storici dell’archivio corrente e dell’archivio di deposito è disciplinato da apposito regolamento, ai sensi dell’art. 108 del D. Lgs. 490/1999.
L’accesso ai fini amministrativi è disciplinato da apposito regolamento, ai sensi art. 24 della Legge 241/1990.


Art. 8: RESPONSABILITA’ DELL’ENTE
L’Amministrazione è pienamente responsabile della tenuta del proprio archivio, dalla fase della sua formazione, a quella della conservazione permanente e dell’accesso a scopo di studio e ricerca.
Ogni azione amministrativa comporta la produzione, la tenuta e la conservazione di documentazione archivistica: ogni ufficio è pertanto responsabile della gestione documentaria durante lo svolgimento delle proprie attività.


Art. 9: STRUMENTI
Gli strumenti di cui l’ente si dota per il funzionamento e la gestione dell’archivio sono:
- il regolamento generale;
- il Manuale di Gestione;
- il titolario o schema di classificazione;
- il piano di conservazione.

 

 

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